Co może dać sprawny system obiegu dokumentów

System obiegu dokumentów może stać się znaczącym krokiem w usprawnieniu pracy przedsiębiorstwa. Prawidłowe zaimplementowanie systemu może przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa danych i szybkości dostępu do dokumentów. Czas wdrożenia Elektronicznego Obiegu Dokumentów lub usprawnień, w zależności od wielkości firmy, można szacować na kilka miesięcy.

Przepływ pism pod kontrolą

Korespondencja oraz faktury to najczęściej wpływające i wypływające dokumenty. Ich obieg powinien zostać skutecznie skontrolowany oraz prowadzony przy pomocy zaufanych narzędzi. U podstawy łańcucha systemu obiegu dokumentów leży sekretariat bądź kancelaria, która w jak najbardziej zautomatyzowany sposób pozwala nadać bieg dokumentów po jasno wytyczonych ścieżkach. Współcześnie nie korzysta się już z systemu „z biurka na biurko”, a raczej z sieciowych narzędzi elektronicznych.

Kontrolowanie przepływu pism pozwala na monitorowanie, jakiego typu pisma wpłynęły, które są aktualnie przetwarzane i rozpatrywane, a które zostały już „zamknięte”. Na każdym etapie możliwe jest archiwizowanie dokumentacji.

Korzyści systemu wewnątrz firmy

Elektroniczny system obiegu dokumentów daje wiele korzyści w bieżącym funkcjonowaniu jednostki. Oczywiście zmniejsza nakład pracy i ostatecznie przyczynia się do poprawy jakościowej świadczonych usług. Pozwala także na uniknięcie niejednoznaczności i zagubienia potrzebnych dokumentów, nierzadko o dużym znaczeniu.

Niewątpliwą korzyścią może być powiązanie systemu obiegu dokumentów z księgowością. Wiele elementów może być dostępnych online. Jednak w komunikacji wewnętrznej dobrze jest uniknąć zewnętrznych komunikatorów bądź korzystania z komercyjnych platform wymiany informacji. Prawidłowo zaimplementowana komunikacja powinna działać w sieci intranet.

Unikanie ryzyka

System obiegu dokumentów powinien się cechować wysoką odpornością na zagrożenia. Ma za zadanie chronić wewnętrzną korespondencję firmy, a także dane wrażliwe, których utrata i zagubienie mogłoby spowodować niepowetowane straty, np. wizerunkowe. Pamiętać należy, że prawidłowo wdrożony system uwzględnia minimalizowanie stopnia ryzyka dostania się dokumentów w niepowołane ręce. Rozwiązaniem staje się zaimplementowaniem modułu sieci wewnętrznej do prowadzenia chatu, dostępu do tablic informacyjnych i dostępu do zasobów baz danych.

Do wdrożenia systemu obiegu dokumentów na miarę potrzeb jednostki organizacyjnej potrzebna jest rzetelna i szczera diagnoza. Należy zadbać o zobrazowanie zapotrzebowania i oczekiwań w tym zakresie.

[Głosów:0    Średnia:0/5]

ZOSTAW ODPOWIEDŹ