Koszty związane z kopiowaniem, drukowaniem oraz skanowaniem w biurze mogą dochodzić nawet do 3% obrotów firmy. Gdy będą odpowiednio zoptymalizowane, można zaoszczędzić nawet do 1/3 wydatków. Jak wobec tego obniżyć koszty dotyczące korzystania z urządzeń biurowych?
Każda firma ma swoje indywidualne potrzeby związane z korzystaniem ze sprzętu biurowego – w niektórych z nich ksero jest potrzebne tylko raz na kilka dni, w innych z kolei jest ono wykorzystywane każdego dnia wielokrotnie. Często firma potrzebuje również innych urządzeń, na przykład do skanowania dokumentów, ich drukowania czy faksowania. Niezależnie od wybranych urządzeń, pojawiają się wobec tego dodatkowe koszty, między innymi na papier, tonery i tusze oraz inne materiały eksploatacyjne, a także na przeglądy okresowe oraz ewentualne naprawy.
Nic więc dziwnego, że firmy poszukują sposobów na to, aby zmniejszyć koszty dotyczące przygotowywania dokumentów. Chociaż wielu użytkowników sprzętu uważa, że największe oszczędności można uzyskać na zakupie niedrogiego sprzętu, to jednak to brak kontroli nad procesami kopiowania oraz drukowania oraz nad serwisowaniem sprzętu jest główną z przyczyn związanych z wysokimi wydatkami i to właśnie w tym obszarze należy poszukiwać oszczędności.
Uwaga na pozorne oszczędności!
Często właścicielom urządzeń biurowych wydaje się, że kupowanie tanich materiałów eksploatacyjnych, papierów oraz tonerów i tuszów jest najlepszym rozwiązaniem. Oszczędności poszukiwane są również w obszarze przeglądów i serwisów sprzętu – po prostu są one pomijane, ponieważ wydaje się, że nowy sprzęt nie powinien sprawiać żadnych trudności.
Niestety, poszukiwanie sposobów na zmniejszenie kosztów w tym właśnie obszarze nie zawsze tak naprawdę jest opłacalne. Warto pamiętać o tym, że kupowanie zamienników tonerów i tuszów w okresie gwarancji można zakończyć się jej anulowaniem, natomiast kupowanie nieodpowiedniego papieru może także przekładać się na szybsze zużycie części sprzętu. Z kolei oszczędności na przeglądach i serwisach, w tym na regularnym czyszczeniu oraz wymianie części, mogą zakończyć się jeszcze większym wydatkami, gdy zdarzy się usterka.
Umowa serwisowa – powierz obsługę nad ksero specjalistom
Jeżeli zależy ci na uzyskaniu oszczędności dotyczących swojego sprzętu kserującego, warto pomyśleć o podpisaniu umowy serwisowej. Można sygnować ją z firmą zajmującą się sprzedażą sprzętu biurowego oraz jego serwisem. Wówczas w cenie usługi będzie można skorzystać z kompleksowej pomocy – na barkach firmy będą wtedy spoczywać serwis Konica Minolta czy ksero innych marek, przeglądy, wymiana części eksploatacyjnych, prace konserwacyjne, dlatego też właściciel kserokopiarki nie musi już w ogóle zajmować się jej obsługą techniczną.
Koszty umowy serwisowej zależne są przede wszystkim od liczby kopii, dlatego też wtedy, gdy firma będzie regularnie korzystała z ksero, wówczas będą one wyższe, ale jest to zdecydowanie najwygodniejsze rozwiązanie, które również pozwala na zmniejszenie kosztów dotyczących eksploatacji urządzeń biurowych.
Wynajem kserokopiarki do biura
Alternatywnym rozwiązaniem dla zakupu własnego ksero jest jego wypożyczenie. To najtańszy wybór, jako że wtedy nie trzeba przeznaczać sporej sumy na urządzenie, które może kosztować około 2 tysięcy złotych, gdy mowa o przeciętnych modelach, ponieważ te bardziej zaawansowane mogą kosztować nawet około 10 tysięcy złotych.
W przypadku wynajmu ksero klient płaci wyłącznie comiesięczną opłatę, w której zawiera się sprzęt, tonery oraz jego obsługa serwisowa i przeglądy, w tym wymiany części, jako że urządzenie stale jest własnością firmy prowadzącej wypożyczalnię. Ceny związane z wynajmem są bardzo atrakcyjne – rozpoczynają się zwykle od około 100 złotych netto miesięcznie.
Jeżeli szukasz dobrego serwisu kserokopiarek w Warszawie, zapraszamy serdecznie do skorzystania z oferty firmy Fix&Print, która specjalizuje się w tej dziedzinie i oferuje klientom profesjonalną obsługę serwisową.
